プライバシーポリシー

個人情報保護方針

1.基本方針

フェニックスコミュニケーションズ株式会社（以下「当社」という。）は、当社が提供するインターネットサービス、Webデータベースの構築・開発・運用及び保守サービス等を通じて、個人情報を個人の重要な財産と認識し、従業員一人ひとりが個人情報保護に関する取り組みを率先して推進し、個人情報を正確かつ安全に取り扱うことにより、情報を守り、その信頼にお応えいたします。

2.当社の個人情報保護に関する取り組みについて

・適切な個人情報の取得、利用及び提供に関して管理する規程を定め、運用します。
・個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失、又はき損の防止及び是正するための行動規範、具体的ルールを定め、運用します。
・個人情報に関して適用される法令・規範を遵守するとともに、上記に示した個人情報保護に関する規程・ルール等を適宜見直し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。
・個人情報を取得させて頂く皆様のご意見及び苦情については、取得時に提示する書面、当社ホームページ等に苦情及び相談の窓口を明示し、迅速な対応が可能なよう体制を構築･運用いたします。

3.社内の推進体制について

当社は個人情報保護管理者を定め、全従業員が一丸となって個人情報保護活動に取り組めるよう推進します。

4.個人情報の取り扱いについて

・個人情報の取得・利用について
当社は、個人情報の取得にあたりお客様に対し取得目的を明らかにし、取得した個人情報の使用範囲を超えた目的外利用の取り扱いは行いません。
・個人情報の提供について
当社は、次の場合を除いて、本人の同意なく個人情報を第三者に開示・提供することはありません。
　- 本人に明示した利用目的の達成に必要な範囲内で、お客様の個人情報を委託する場合。
　- 法律の定めによる場合。
・権利の尊重
当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し開示、訂正、削除を請求された時は、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに応じます。
・安全対策の実施
当社は、個人情報が社外に流出する、または不当に改ざんされるといったトラブルを引き起こさないための安全対策として社内規程を整備し、それらを適切に運用実施します。

個人情報の取り扱いについて

1.個人情報の利用目的について

当社で保有する個人情報は、次の利用目的の範囲内で取り扱います。

・当社サービスご契約者の個人情報
　- ご本人確認、ご利用料金の請求、ご利用料金・ご利用サービス提供条件の変更、サービスの提供に係る工事日、ご利用サービスの停止・中止・契約解除の通知および、その他当社サービスの提供に係ること。
　- お客さまに電話、電子メール、郵便、Webサイト等各種媒体により、当社のサービスに関する情報提供、販売勧奨、展示会等イベントの案内、アンケート調査および、景品等の送付あるいは提供を行うこと。
　- 集計、分析処理を行い、個人を識別できない形式に加工して利用又は提携先等に提供すること。

・イベントへの参加やアンケートにご記入いただいた皆様の個人情報
　- イベントに関連する連絡、関連情報のご提供
　- 関連商品又はサービスのご案内

・お取引先の個人情報
　- お取引先との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求

・その他の個人情報
　- 当社のサービスに関する改善又は、新たなサービスの開発を行うこと。
　- お問合わせやご相談にお応えすること。

・当社へ入社を希望される方の個人情報（外部の就職活動サイトより提供される個人情報を含む）
　- 採用選考及び、採用に関連する連絡・情報提供

・当社を退職された方の個人情報
　- 社会保険等に関連する連絡、手続き

・当社へお問い合わせ又は、当社を来訪された皆様の個人情報
　- お問い合わせへの対応、入退室管理

上記記載の利用目的以外で個人情報を利用する必要が生じた場合には、あらかじめ本人の同意を得た場合及び、「個人情報の保護に関する法律」その他条例により例外として取扱うことが認められている場合を除き、その利用についてご本人の同意をいただくものとします。

2.個人情報の委託について

当社では、業務の一部を外部に委託することがあります。この場合、委託先の選定にあたっては、十分な個人情報保護水準を満たしているものを選定し、秘密保持契約を締結する等、委託先の適切な監督に努めます。

3.個人情報の第三者提供について

当社は、次の場合を除き、保有する個人情報を第三者には提供いたしません。
・本人の同意がある場合
・法令に基づき開示、提供を求められた場合
・人命、身体又は財産の保護のために必要であって、本人の同意を得ることが困難な場合
・利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
・国の機関又は地方公共団体等が公的な事務を実施する上で、協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

4.個人情報の開示等について

「開示等」とは、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、消去及び第三者提供の停止のことを言います。
・開示等の対象となる個人情報
　- お客さまの個人情報
　- イベントへの参加やアンケートにご記入いただいた皆様の個人情報
　- お取引先の個人情報
　- その他の個人情報
　- 当社へ入社を希望される方の個人情報
　- 当社を退職された方の個人情報
　- 当社へお問い合わせ又は、当社を来訪された皆様の個人情報
次の場合、開示等の請求に応じられないことがあります。

・個人情報に関する苦情及び問合せ窓口について
次の手続きに従って請求願います。

＜申請書類等について＞

※本人又は代理人を証明する書類に本籍地が記載されている場合は、塗りつぶしていただくようお願い致します。
※本人又は代理人を証明する書類は、当社が入手してから3年経過後に責任をもって廃棄致します。

＜郵送先について＞
郵送先は次の通りです。なお、直接当社にご来訪いただいての請求はお受けいたしかねますので、あらかじめご了承ください。

　　〒060-0001
　　札幌市中央区北1条西7丁目 3番地
　　フェニックスコミュニケーションズ株式会社　総務課　宛
　　※郵送料は申請者負担でお願い致します。

＜手数料及び返信用切手について＞
手数料：400円（税込）（定小為替で同封願います。）
返信用切手：開示等の申請1回につき、612円分を同封願います。
（郵送料金82円＋書留料金430円＋本人限定受取郵便料金100円＝計612円）

・開示等の対応
申請書類の受付及び、必要書類の確認ができしだい対応し、結果（開示等に応じられない場合も含む）を申請者（本人又は代理人）へ書面にてご連絡致します。次の手続きに従って請求願います。

・開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的
開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書、本人確認書類等の個人情報は、本人確認、保有個人情報との照合、開示等のご請求への対応に必要な範囲でのみ取り扱い致します。

5.個人情報に関する苦情及び問合せ窓口について

個人情報をご提供いただいた際に明示しました担当窓口に、それぞれお申し出ください。なお、担当窓口が不明な場合は次の個人情報相談窓口又は個人情報保護管理者宛お申し出ください。

　　個人情報相談窓口　電話：011-280-1666
　　個人情報保護管理者　e-mail:privacy@jin.ad.jp

6.当社が所属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

　　認定個人情報保護団体の名称 : 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
　　苦情の解決の申出先 : 個人情報保護苦情相談室
　　住所 : 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
　　電話番号 : 03-5860-7565 0120-700-779
　　※当社のサービスに関する問い合わせ先ではございません。 　　

7.個人情報保護管理者について

当社は、保有する個人情報を適正に取り扱うため、個人情報管理者を定めるとともに、社内規定、社内管理体制の整備、従業員の教育および個人情報への不正アクセスや個人情報の紛失、破壊、改ざん防止等に関する適切な措置を行い、その見直しを継続して行うことにより、個人情報の保護に努めて参ります。

　　個人情報保護管理者　取締役技術部長
　　電話：011-280-0166
　　e-mail:privacy@jin.ad.jp

8.その他の事項について

重要な変更やお知らせがある場合は、当社ホームページ上でお知らせ致します。
当社では、個人情報の保護を図るために又は、関係法令等の変更に伴い、個人情報保護方針や個人情報の取り扱いに関する内容を変更することがあります。